Tài liệu này được Hoàng Oanh xây dựng dựa trên kinh nghiệm 10+ năm tư vấn và hỗ trợ khách hàng thuê văn phòng. Cùng tìm hiểu qua các nội dung chi tiết dưới đây để quá trình thuê văn phòng được thuận lợi và mang lại giá trị tối đa cho doanh nghiệp!
1. Tổng chi phí mới là điều cần quan tâm
Khi đi thuê văn phòng, điều bạn cần quan tâm là tổng chi phí phải trả. Giá thuê chỉ là một yếu tố chi phí, vì vậy đừng lựa chọn tòa nhà chỉ dựa trên việc so sánh đơn giá. Bạn cần tổng hợp đầy đủ 07 loại chi phí dưới đây để so sánh:
- Giá thuê
- Phí dịch vụ
- Tiền điện điều hòa
- Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng
- Đỗ xe ô tô, xe máy
- Chi phí làm ngoài giờ (nếu thường xuyên làm ngoài giờ)
- Thuế VAT
2. Diện tích thuê được đo theo phương pháp nào
Thông thường, các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C chỉ tính tiền thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Có 03 phương pháp đo diện tích như sau:
- Đo thông thủy, trong lòng văn phòng;
- Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng;
- Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.
Phương pháp đo theo thông thủy ít hơn 3 – 5% đo theo diện tích xây dựng (mép ngoài của tường).
3. Xác định diện tích không hữu ích
Đó là các góc chết, các diện tích không sử dụng được vào việc gì, hoặc các văn phòng có hình dạng bất thường (không phải là chữ nhật, hoặc vuông), văn phòng nhiều cột dẫn đến tăng diện tích không hữu ích.
Hãy xác định các diện tích này, làm căn cứ đàm phán trong hợp đồng cùng chủ tòa nhà.
4. Điều chỉnh giá thuê trong thời hạn Hợp đồng
Khá nhiều chủ tòa nhà đưa điều khoản điều chỉnh giá hàng năm, hoặc sau 2 năm. Một số Hợp đồng tưởng chừng rất công bằng khi quy định nếu giá thị trường tăng thì sẽ tăng, giảm thì sẽ giảm.
Nhưng trên thực tế, khi khách thuê đã bỏ rất nhiều chi phí để làm nội thất và chuyển văn phòng, thì khách thuê luôn ở vị thế đàm phán yếu hơn. Vì vậy điều chỉnh giá thuê là điều khoản khách thuê cần hết sức lưu tâm đàm phán.
5. Hai vấn đề về tỷ giá
Mọi khoản thanh toán đều được quy đổi từ đô la Mỹ ra đồng Việt Nam, vì vậy hãy làm rõ là lấy tỷ giá của ngân hàng nào? Tỷ giá nào, mua vào, bán ra hay tỷ giá bình quân.
Thực hiện quy định của Ngân hàng Nhà nước, các chủ tòa nhà quy đổi tiền thuê và phí dịch vụ từ USD sang VNĐ để ký Hợp đồng. Khách thuê cần lưu ý là có tòa nhà điều chỉnh, có tòa nhà không điều chỉnh giá thuê tại mỗi kỳ thanh toán theo sự biến động của tỷ giá USD/VNĐ (Trong 10 năm vừa qua tỷ giá tăng bình quân 4% năm).
6. So sánh chi phí đầu tư hoàn thiện nội thất
Hiện trạng (trần, sàn, vách, cửa v.v.) của các diện tích văn phòng bàn giao cho khách hàng là khác nhau, nên chi phí cho việc hoàn thiện nội thất là khác nhau.
Maison Office hiện đang là đối tác của các đơn vị thiết kế nội thất văn phòng uy tín trên thị trường, liên hệ với chúng tôi để nhận tư vấn và báo giá chi tiết.
7. Phí dịch vụ trong thời gian làm nội thất:
Thông thường các tòa nhà có chính sách miễn phí tiền thuê 15 – 30 ngày để khách thuê hoàn thiện nội thất, nhưng họ vẫn thu phí dịch vụ.
Một số tòa nhà ưu đãi cho khách hàng chỉ thu tiền điện thực tế tiêu hao theo công-tơ.
8. Trình tự đặt cọc giữ chỗ
Trình tự đàm phán thuê văn phòng thông thường gồm 2 bước: (i) Ký thư mời thuê (Offer To Lease), và chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương 01 tháng tiền thuê; (ii) Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê.
Các thư mời thuê thường không quy định tất cả các vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả.
Vì vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo Hợp đồng và bạn hãy đàm phán mọi vấn đề liên quan đến chi phí trước tiên.
9. Làm gì khi không thể đàm phán đơn giá thuê?
Nhiều tòa nhà ở vị thế rất khó để giảm giá sâu so với giá thuê hiện tại, vì điều này ảnh hưởng đến khung giá áp dụng cho các khách hàng đang thuê tại tòa nhà. Nên thay vì đề nghị giảm đơn giá thuê, bạn có thể để nghị họ:
- Miễn phí một vài tháng tiền thuê;
- Miễn phí toàn bộ hoặc một phần chi phí đỗ xe;
- Tăng thời gian làm việc trong ngày mà không phải trả phí làm ngoài giờ v.v.
10. Thông tin hỗ trợ đàm phán, hãy yêu cầu môi giới của bạn cung cấp thông tin sau
- Ưu nhược điểm của tòa nhà, văn phòng bạn định thuê;
- Tòa nhà bạn định thuê còn trống nhiều hay ít;
- Văn phòng bạn định thuê trống từ bao giờ;
- Thời gian gần đây có nhiều khách chuyển sang tòa nhà khác không, lý do;
- Giá thuê của khách cũ trong tòa nhà;
- Giá, phí của các tòa nhà trong cùng khu vực;
