Khi tìm kiếm văn phòng làm việc, chi phí thuê văn phòng luôn là yếu tố quyết định được cân nhắc kỹ càng khi thuê văn phòng. Tuy nhiên trong tổng chi phí vận hành 1 không gian văn phòng không chỉ có tiền thuê văn phòng theo m2/tháng. Hãy cùng Maison Office tìm hiểu trong bài viết này:
Chi phí thuê văn phòng là gì?
Chi phí thuê văn phòng là số tiền mà một doanh nghiệp phải thanh toán cho chủ nhà thuê để có quyền sử dụng một không gian làm văn phòng.
Những khoản chi này thường được xem là cố định và doanh nghiệp phải thanh toán theo chu kỳ quy định, thường là hàng quý hoặc hàng tháng theo thỏa thuận trong hợp đồng thuê ban đầu. Chi phí thuê văn phòng của công ty là một trong những chi phí quan trọng nhất cần được chi trả để duy trì hoạt động của văn phòng làm việc.
Nhóm 1 – Chi phí cố định
1. Tiền thuê văn phòng
Chi phí thuê mặt bằng văn phòng hay còn gọi là tiền thuê mặt bằng văn phòng là chi phí thuê văn phòng được tính theo m2, thanh toán theo quý hoặc năm tùy vào thương lượng hợp đồng của 2 bên.
2. Phí dịch vụ
Là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh.
Phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền điện trong diện tích thuê, tiền đỗ ô tô, xe máy.
3. Thuế VAT
Thuế VAT trong thuê văn phòng là khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho Nhà nước khi thuê văn phòng. Mức thuế VAT đối với dịch vụ cho thuê văn phòng là 10%.
Thuế VAT đối với dịch vụ cho thuê văn phòng được tính theo công thức sau:
Thuế VAT = Giá thuê văn phòng * Thuế suất VAT
Nhóm 2 – Chi phí biến đổi, theo thực tế sử dụng
4. Tiền điện điều hòa
Tiền điện điều hòa đã bao gồm trong phí dịch vụ đối với các tòa nhà hạng A, hạng B. Thông thường chưa bao gồm trong phí dịch vụ đối với các tòa nhà hạng C. Thống kê theo thực tế, nếu bạn phải trả tiền điện điều hòa theo đồng hồ, thì chi phí bình quân là 1-1,5 usd/m2/tháng phụ thuộc thời gian sử dụng, loại điều hòa, độ cũ mới của điều hòa.
5. Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng
Tất nhiên, doanh nghiệp phải trả tiền cho lượng điện năng đã tiêu thụ và sử dụng trong tháng.
6. Phí đỗ ô tô xe máy
Một số tòa nhà có chính sách miễn phí chỗ đỗ tùy theo diện tích thuê, tuy nhiên nhiều tòa nhà không có chính sách ưu đãi này. Cần đàm phán khi ký hợp đồng.
Nhóm 3 – Chi phí bất thường
7. Phí làm ngoài giờ
Đây là khoản chi phí mà khách thuê trả cho những chi phí phát sinh của chủ tòa nhà như: Tiền điện thang máy, tiền điện khu vực công cộng, tiền nước WC, tiền lương ngoài giờ của nhân viên vận hành v.v. và khoản lớn nhất là tiền điện cho hệ thống điều hòa trung tâm. Khi làm việc ngoài giờ, nếu không sử dụng điều hòa trung tâm, có tòa nhà thu, có tòa nhà không thu phí.
Có 03 cách tính phí làm ngoài giờ:
- Tính theo văn phòng: Ví dụ 300.000 đồng/văn phòng/giờ
- Tính theo diện tích thuê: Ví dụ 0.02 usd/m2/giờ * Diện tích thuê
- Tính theo thiết bị: Ví dụ 10 usd/tổ máy/giờ, thông thường một tổ máy (FCU – Fan Coil Unit) làm mát cho diện tích 40 – 70m2 tùy loại thiết bị.
Với những doanh nghiệp thường xuyên làm ngoài giờ, có thể đàm phán một gói chi phí hợp lý. Hoặc lắp thêm điều hòa cục bộ (nếu điều kiện kỹ thuật cho phép) để giảm chi phí làm ngoài giờ.
Nhóm 4 – Chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê
8. Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất
Trong thời gian thi công nội thất văn phòng, các chủ tòa nhà sẽ miễn phí tiền thuê, nhưng vẫn thu phí dịch vụ: Các tòa nhà hạng A, B thường thu ở mức 3 – 7 usd/m2/tháng; Các tòa nhà hạng C thu ở mức trên dưới 1 usd/2m/tháng, một số tòa nhà chỉ thu tiền điện tiêu thụ thực tế theo đồng hồ.
9. Chi phí hoàn trả mặt bằng
Các hợp đồng thuê văn phòng đều có quy định: Khi chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng, người thuê chịu chi phí hoàn trả mặt bằng như đã nhận từ chủ tòa nhà trừ các hao mòn hợp lý. Bao gồm các chi phí phá dỡ, dọn dẹp tất cả các vách ngăn, hạng mục trang trí nội thất đã xây dựng và lắp đặt.
Nhóm 5 – Quy định trong Hợp đồng có ảnh hưởng đến chi phí thuê văn phòng
10. Xác định diện tích phải trả tiền
Các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C chỉ tính tiền thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Có 03 phương pháp đo diện tích như sau: Đo thông thủy, trong lòng văn phòng; Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng; Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.
Thông thường cột trong diện tích thuê vẫn được cộng vào diện tích phải trả tiền. Một vài tòa nhà khi diện tích cột quá lớn, có xem xét khấu trừ một phần hoặc toàn bộ diện tích.
11. Ảnh hưởng của việc điều chỉnh tỷ giá đến số tiền thuê tại mỗi kỳ thanh toán
Đa số các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C tại Hà Nội đều chào giá theo USD. Tuân thủ quy định của Ngân hàng Nhà nước, giá thuê và phí dịch vụ được quy đổi sang VNĐ để ký Hợp đồng.
Một số tòa nhà có điều khoản điều chỉnh tiền thuê và phí dịch vụ tại mỗi kỳ thanh toán (03 tháng) theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh toán. Một số tòa nhà thì không có quy định này, mà giá thuê bằng VNĐ được cố định trong suốt thời hạn Hợp đồng.
Trong 10 năm trở lại đây tỷ giá usd/vnd tăng năm cao năm thấp, nhưng tính bình quân là 4% năm.
12. Điều chỉnh đơn giá thuê
Với hợp đồng thuê văn phòng thời hạn 03 năm, thông thường chủ tòa nhà sẽ có quy định giá thuê văn phòng sẽ được điều chỉnh sau 02 năm, tăng hoặc giảm tùy thuộc sự biến động của thị trường.
Trên thực tế thì quy định này ít khi được thực hiện, chủ tòa nhà cũng khó tăng giá với khách hàng vì ảnh hưởng đến toàn bộ khách thuê trong tòa nhà. Và khách hàng thì càng khó để chứng minh mặt bằng giá thị trường giảm để yêu cầu giảm giá.
Điều kiện chi phí văn phòng là chi phí hợp lệ trong hạch toán
Hạch toán chi phí thuê văn phòng không phải là một quá trình đơn giản. Trước khi thực hiện việc thuê văn phòng, công ty cần tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật và xác định chính xác các khoản chi phí.
Để hạch toán chi phí thuê văn phòng một cách hợp lệ, mỗi bộ phận của công ty cần tuân thủ và thực hiện đúng theo quy định. Điều này bao gồm việc ghi nhận các khoản chi phí thuê văn phòng chỉ khi có đầy đủ thông tin như hóa đơn, chứng từ thanh toán, và hợp đồng cho thuê văn phòng.
Đối với trường hợp công ty thuê lại cơ sở hạ tầng từ một doanh nghiệp khác, việc hạch toán yêu cầu thông tin chi tiết như hợp đồng thuê và các chứng từ thanh toán. Nếu công ty là người cho thuê, bộ hồ sơ cần bao gồm chứng từ nộp tiền thuế đối với cơ quan thuế địa phương.
Đặc biệt, trong trường hợp doanh nghiệp có chi phí thuê văn phòng từ 20 triệu trở lên, các doanh nghiệp cần có hóa đơn giá trị gia tăng. Ngoài ra, tiền thuê phải được chuyển khoản từ bên thuê sang bên cho thuê và phải được kèm theo giấy chứng nhận được cung cấp bởi ngân hàng liên quan.
Cách hạch toán chi phí văn phòng vào chi phí hợp lý
Dưới đây là một số trường hợp về chi phí hạch toán mà chúng tôi muốn chia sẻ, mang đến thông tin hữu ích về việc quản lý chi phí:
Thanh toán trước toàn bộ chi phí
Dựa vào hợp đồng thuê và các chứng từ thanh toán, bộ phận kế toán sẽ xác định số tiền đã được thanh toán trước cho bên cho thuê văn phòng. Quy trình hạch toán cụ thể như sau:
- Nợ vào tài khoản 331 (phải trả cho bên cho thuê)
- Có vào tài khoản 111 và tài khoản 112
Thanh toán chi phí thuê văn phòng trước nhiều kỳ
Trong tình huống khi tiền thuê văn phòng được thanh toán trước cho nhiều kỳ, quy trình hạch toán sẽ được thực hiện vào tài khoản 242 (chi phí trả trước). Trong quá trình này, bộ phận kế toán sẽ thực hiện việc phân bổ chi phí đều vào các tài khoản tương ứng theo định kỳ.
Thanh toán chi phí thuê văn phòng theo từng tháng
Khi doanh nghiệp thanh toán tiền thuê văn phòng hoặc nhận hóa đơn hàng tháng, quá trình hạch toán được thực hiện như sau:
- Nợ vào các tài khoản 154, 627, 641, 642 (tùy thuộc vào mục đích thuê văn phòng và hạch toán vào tài khoản chi phí tương ứng)
- Nếu có, nợ vào tài khoản 133
- Có vào các tài khoản 331, 111, 112,…
Thanh toán tiền thuê văn phòng bằng chi phí trả sau
Khi chi phí thuê văn phòng được thanh toán sau hoặc nhận hóa đơn sau, mỗi tháng kế toán sẽ ghi nhận chi phí này vào tài khoản 335 (chi phí phải trả). Hành động này nhằm mục đích theo dõi và đảm bảo tính chính xác của các khoản chi phí trong mỗi kỳ kế toán.
