Theo xu hướng hiện nay, việc thiết kế môi trường làm việc linh hoạt hay còn biết tới với thuật ngữ “Agile Workspace” đã dần thay thế cho kiểu văn phòng truyền thống với số lượng không gian chung đa dụng, cho phép nhân viên được tự do làm việc ở bất kỳ đâu hay bất cứ lúc nào mà họ muốn.
Agile Workspace là gì?
Agile Workspace hay Không gian làm việc linh hoạt là văn phòng thiết kế dựa trên nguyên lý làm việc linh động. Không giống với văn phòng truyền thống – nơi mà các nhân viên được chỉ định ngồi cố định ở một bàn làm việc, môi trường làm việc linh hoạt khuyến khích các nhân viên di chuyển tự do xung quanh văn phòng, tận dụng bất cứ không gian nào phù hợp với mục đích của họ ở thời điểm đó.
Thiết kế của Agile Workspace chú trọng việc cung cấp cho nhân viên những không gian hữu ích khác nhau, nơi mà họ cảm thấy họ có thể làm việc năng suất.
Không gian linh hoạt cũng là cách giúp nhân viên hoàn thành công việc tốt nhất. Agile Workspace giúp tăng tính hợp tác, giải phóng sự sáng tạo, loại bỏ đi sự ngăn cản giữa các nhân viên và cải thiện niềm vui của nhân viên.
Các loại hình không gian làm việc linh hoạt
Không có một thiết kế quy chuẩn nào mà Agile Workspace phải tuân theo. Nhưng để tối ưu hoá mục đích sử dụng, không gian chung cần tuân theo mô hình làm việc để nhân viên có thể ngồi bất cứ đâu cũng thấy phù hợp với sở thích và sự thoải mái của họ.
Ngoài việc được tận dụng để tăng sự cộng tác trong công việc, môi trường làm việc linh hoạt cũng cần tạo cho các nhân viên có không gian riêng tư cho các hoạt động mang tính cá nhân.
Sau đây là một vài loại hình không gian làm việc linh hoạt bạn có thể áp dụng thiết kế cho văn phòng:
1. Không gian làm việc chung:
Không gian làm việc mở thường được bố trí ở trung tâm của văn phòng linh hoạt, với mục đích chính là khuyến khích sự hợp tác giữa các nhân viên.
Kiểu không gian làm việc này rất cần thiết cho những nhóm sáng tạo đang làm việc với những dự án mà yêu cầu rất nhiều sự giao tiếp hoặc sự chia sẻ ý tưởng và lời khuyên.
2. Không gian yên tĩnh:
Khu vực yên tĩnh được thiết kế cho sự riêng tư và tập trung.
Khu vực này của văn phòng thường sẽ có những buồng điện thoại cách âm giúp nhân viên tập trung vào những công việc quan trọng.
Đây cũng có thể là một nơi yên tĩnh để mọi người có thể suy nghĩ và thư giãn. Hoặc hiểu đơn giản nó chỉ là một góc trong văn phòng nơi mà các cuộc trò chuyện được hạn chế tối đa.
Khu yên lặng sẽ là một không gian mà nhân viên có thể yên tâm tách khỏi những tiếng ồn và sự xao nhãng trong văn phòng.
3. Không gian giải lao:
Khu giải lao là khu vực thoải mái nhất của Agile Workspace và đó là nơi mà các nhân viên có thể đến để ăn uống, thư giãn cùng đồng nghiệp, hoặc chỉ để rời mắt khỏi màn hình trong một lúc.
Khu vực này cực kỳ linh hoạt, chúng được thiết kế để trở thành một nơi thoải mái cho mọi người nghỉ ngơi, cũng có thể ngồi làm việc, tận dụng cho các cuộc họp ngắn với khách hàng, hay những buổi thảo luận với đồng nghiệp.
4. Không gian văn phòng phẩm:
Khu vực văn phòng phẩm là một phần của không gian linh hoạt được dùng để chứa những dụng cụ và cơ sở vật chất mà các nhân viên cần trong một ngày làm việc.
Chẳng hạn như máy in, máy scan, thùng rác tái chế, và các loại văn phòng phẩm khác. Các vật dụng cần phải dễ tìm và dễ dàng tiếp cận từ mọi khu vực phòng ban.
Tại sao Agile Workspace đang trở nên phổ biến?
Đại dịch COVID-19 đẩy mạnh xu hướng không gian làm việc linh hoạt. Các văn phòng truyền thống đang ngày càng trở nên linh hoạt hơn và đáp ứng những nhu cầu ngày càng thay đổi của các nhân viên.
Đối với chủ doanh nghiệp, Agile Workspace là một cơ hội để tận dụng hiệu quả nhất không gian văn phòng vốn có. Khi mà chúng ta làm việc từ xa nhiều hơn, việc chuyển đổi sang cơ cấu văn phòng linh hoạt cho phép các công ty cắt giảm chi phí bằng cách tái sử dụng hoặc loại bỏ không gian không cần sử dụng đến.
Các nhân viên làm việc từ xa trong những năm vừa qua cũng sẽ cảm thấy khác biệt về văn phòng. Họ không muốn quay trở lại cái bàn làm việc cũ, ngồi ở đó năm – sáu ngày một tuần.
Những lợi ích của Agile Workspace
1. Cải thiện sự hợp tác:
Sự tự do di chuyển xung quanh văn phòng giúp đẩy mạnh tinh thần làm việc nhóm, tăng tính tương tác và sáng tạo.
Công việc không chỉ giới hạn trong một không gian cố định hoặc một dãy bàn làm việc, và những ý tưởng công việc có thể được chia sẻ một cách dễ dàng hơn giữa những không gian chung.
2. Khả năng giữ chân nhân viên:
Theo khảo sát có đến 90% những người thuộc thế hệ Y cho rằng sự linh hoạt trong việc chọn nơi làm việc và thời điểm làm việc quan trọng hơn là mức lương.
Không gian làm việc linh hoạt có thể đáp ứng được nhu cầu này giúp thu hút và giữ chân những tài năng.
3. Sử dụng không gian tiết kiệm hơn:
Trước đại dịch, các doanh nghiệp gần như đã tiêu tốn rất nhiều chi phí vào những không gian làm việc không được sử dụng.
Việc chuyển đổi sang không gian làm việc linh hoạt là một cơ hội để tối ưu hóa thiết kế của văn phòng, cải tạo lại những phòng họp cũ hoặc bỏ đi những không gian không còn cần thiết.
4. Nâng cao sự hài lòng của nhân viên:
Sự linh hoạt trong không gian làm việc là một trong những yếu tố dẫn đến sự hài lòng trong công việc.
Không gian làm việc linh hoạt khuyến khích nhân viên hoàn thành các công việc của họ theo lịch trình, tăng niềm tin ở bản thân để quản lý thời gian và lượng công việc của mình một cách hiệu quả.
5. Tăng năng suất:
Bất cứ người nào mà bạn thấy thường hay đeo tai nghe chống ồn, họ sẽ nói với bạn rằng, việc được tách bản thân ra khỏi một môi trường đầy xao nhãng có hiệu quả to lớn đối với năng suất làm việc.
Một môi trường làm việc linh hoạt cung cấp không gian cho cả sự tương tác và sự riêng tư.
Những công ty nào có thể áp dụng Agile Workspace?
Việc ứng dụng Agile Workspace có lẽ sẽ không phù hợp với tất cả các loại công ty. Đặc biệt là những công ty yêu cầu nhân viên phải có mặt ở văn phòng hoặc một địa điểm cố định nào đó trong giờ làm việc.
Nhưng có một điều mà đại dịch đã chỉ ra rằng, nhiều doanh nghiệp trên thế giới có thể trở nên linh hoạt khi họ cần.
Các công ty thuộc lĩnh vực sáng tạo, công nghệ, sẽ rất phù hợp khi áp dụng mô hình Agile Workspace, bởi nhu cầu về sự tương tác thường xuyên là rất lớn.
Các mẹo giúp thích ứng tốt với môi trường làm việc linh hoạt
Chuyển sang tác phong làm việc linh hoạt không phải là một việc có thể được hoàn thiện ngay trong đêm, hay chỉ thông qua một vài thay đổi nhanh trong thiết kế văn phòng.
Đó là cả một quá trình và nó sẽ thay đổi cách vận hành của công ty.
Sau đây là một vài mẹo để chúng ta có thể thích ứng với môi trường làm việc linh hoạt một cách thành công:
1. Đưa ra quy trình làm việc kỹ càng:
Để sử dụng môi trường làm việc linh hoạt hiệu quả, bạn cần hướng dẫn quy trình làm việc cho nhân viên sớm nhất có thể, và đảm bảo rằng những mối lo ngại và những nhu cầu của họ được đáp ứng và thấu hiểu.
2. Giải thích chức năng sử dụng từng không gian:
Sự thay đổi trong không gian văn phòng linh hoạt có thể gây khó hiểu và khó sử dụng.
Vì vậy, hãy đảm bảo rằng mỗi nhân viên sẽ có đầy đủ những dụng cụ mà họ cần để đạt năng suất, hướng dẫn cách sử dụng phòng họp, trang thiết bị in ấn cũng như cách kết nối với các đồng nghiệp.
3. Đừng cố làm mọi thứ cùng một lúc:
Chuyển đổi sang môi trường làm việc linh hoạt chỉ thành công khi thực hiện từng bước nhỏ.
Tạo nên những sự thay đổi nhỏ trong công việc và thay đổi những không gian mới trong thiết kế văn phòng theo từng bước, với mỗi công đoạn hãy kiểm tra rằng bạn vẫn luôn theo đúng mục tiêu của mình.
