Một trong những loại chi phí đang được khá nhiều doanh nghiệp quan tâm khi đi thuê văn phòng đó là phí ngoài giờ. Một số mô hình doanh nghiệp đặc thù, thường xuyên phải tăng ca, hoặc giờ hoạt động mang tính quốc tế, có múi giờ khác với thông thường tại Việt Nam, thì yếu tố làm ngoài giờ trở nên đặc biệt quan trọng.
Phí cho thuê văn phòng ngoài giờ là gì?
Phí ngoài giờ là phụ phí được tính khi công ty thuê văn phòng sau thời gian làm việc quy định tại toà nhà.
Các tòa nhà cho thuê văn phòng thường quy định giờ hành chính từ 8h00 đến 18h00 từ thứ 2 – thứ 6, 8h00 – 12h00 thứ 7. Giờ cố định cho khách thuê thường sẽ dựa trên luật lao động của pháp luật quy định.
Tuy nhiên, tùy theo quy định của từng tòa nhà mà thời gian làm việc có thể thay đổi. Điều này đều được thoả thuận rõ trong hợp đồng ký kết giữa hai bên khi thuê văn phòng.
Nếu doanh nghiệp làm việc ngoài khung giờ quy định trên hợp đồng thì được tính là thời gian làm việc ngoài giờ. Lúc này, khách thuê bắt buộc phải trả thêm phí cho tòa nhà.
Cách tính phí ngoài giờ
Đặc điểm chung phí ngoài giờ tại toà nhà hạng A, B, C đều sẽ bao gồm các loại chi phí như: tiền điện ngoài giờ, tiền vệ sinh, gửi xe, tiền lương cho nhân viên tòa nhà (trong khung thời gian ngoài giờ)…
Tùy thuộc vào toà nhà văn phòng của khách thuê, phí làm thêm giờ sẽ được tính như sau:
– Tính theo văn phòng
– Tính theo diện tích thuê
– Tính theo thiết bị sử dụng
1. Tính theo văn phòng
Đây cũng là cách tính phổ biến hiện nay, phí này được định sẵn trên hợp đồng trong một giờ sử dụng.
Ví dụ: Trong hợp đồng cho thuê văn phòng thoả thuận 2 bên, phí ngoài giờ cho một văn phòng được cố định là 150.000 vnd/văn phòng/giờ.
2. Tính phí ngoài giờ theo diện tích thuê
Dựa vào số m2/giờ, toà nhà sẽ quy định để thu phí. Vậy nên phụ thuộc diện tích văn phòng công ty thuê bao nhiêu, toà nhà sẽ căn cứ để tính thêm phí ngoài giờ bấy nhiêu.
Chi phí làm việc ngoài giờ sẽ tính bằng: Phí ngoài giờ/m2/giờ x tổng diện tích thuê x số giờ làm thêm.
Phí làm việc ngoài giờ/m2/giờ = 0.05 usd, diện tích thuê = 250m2, số giờ làm thêm = 3 tiếng, chi phí ngoài giờ là: 0.05 usd x 250m2 x 3 tiếng = 37.5 usd
Mức phí này không hẳn được cố định, tuỳ vào diện tích thuê khác nhau thì có thể thương lượng hoặc cố định mức giá khác nhau:
Ví dụ:
– Khách thuê diện tích dưới 250m2 => Phí ngoài giờ sẽ = 0.05 usd/m2/giờ
– Khách thuê văn phòng từ 250m2 => Phí ngoài giờ sẽ = 0.75 usd/m2/giờ
3. Tính theo thiết bị sử dụng
Một vài toà nhà văn phòng tính phí ngoài giờ dựa trên thiết bị sử dụng tại văn phòng. Chẳng hạn, toà nhà sẽ tính tiền điện máy điều hoà, cụ thể là FCU – Fan Coil Unit ( hay còn gọi là họng điều hòa).
Cách tính: Số tiền/họng điều hòa/giờ sử dụng. Ví dụ: 10 USD/FCU/giờ.
Cách tính này có lợi thế rằng, nếu doanh nghiệp ít làm việc ngoài giờ sẽ được toà nhà miễn phí ngoài giờ. Công ty nào thường xuyên làm việc ngoài giờ hoặc có máy móc thiết bị cần bật 24/7 thì mới tính phí phụ thu.
Hiện nay có nhiều toà nhà không tính phí ngoài giờ phụ thuộc vào quy định toà nhà hoặc sự thương lượng, đàm phán. Thế nên có rất nhiều doanh nghiệp có thể thoải mái làm việc đến 20h – 21h00 hoặc thậm chí cả cuối tuần mà không phải trả thêm phí.
* Ở một số tòa nhà cụ thể, có khả năng nếu làm việc ngoài giờ mà không sử dụng máy lạnh, sẽ không bị tính phí.
Đặc thù phí ngoài giờ tại toà nhà hạng A, B, C
Đối với toà nhà hạng A, B:
Hầu như các văn phòng đạt chuẩn hạng A, B luôn tính phí ngoài giờ. Để đạt chất lượng toà nhà tiêu chuẩn cao cấp, các toà nhà này đều đầu tư hệ thống điều hoà, thông gió + chiếu sáng trung tâm cho cả sàn hoặc cả tầng văn phòng, không lắp đặt riêng lẻ từng khu vực.
Vì thế, khi doanh nghiệp làm thêm giờ, toàn bộ điện năng toàn cả sàn đều vẫn phải hoạt động cùng lúc để duy trì riêng cho khu vực văn phòng riêng.
Lúc này, việc thu phí ngoài giờ khi thuê văn phòng là điều cần thiết.
Đối với toà nhà hạng C:
Các văn phòng hạng C thường có hoặc không tính phí ngoài giờ. Đối với toà nhà nhỏ thì chủ đầu tư có xu hướng lắp đặt điều hoà cục bộ (treo tường) và có riêng đồng hồ điện tại mỗi văn phòng.
Khi doanh nghiệp làm việc ngoài giờ thì hệ thống điều hoà hay điện năng đều được tính riêng vào đồng hồ điện. Do đó khách thuê chỉ cần trả điện năng dùng thêm này.
Với thị trường cho thuê văn phòng cạnh tranh như hiện nay, việc thu phí ngoài giờ có thể đàm phán và thương lượng trong các điều khoản hợp đồng. Nếu cắt giảm các khoản chi phí phụ này, bạn có thể tiết kiệm được một khoản ngân sách kha khá cho công ty.
